Astuces pour le coach kata – Épisode 16 – Tilo Schwarz

Dans l’épisode 13, Denise a vérifié si le cycle du kata d’amélioration mis au point l’aiderait à servir de référence lors du coaching de Mark (lisez la première partie de l’épisode 13 pour plus de détails).
Passons en revue ce cycle de coaching et examinons de plus près ce que Denise a fait en tant que coach.

Analyse du cycle de coaching de Denis et Mark (1ère partie)

Approches utiles que Denise utilise dans cette section :

1. Parfois, en tant que coach, nous ressentons le besoin urgent d’interrompre et de commenter la réponse de l’améliorateur. Parfois, il vaut mieux compter jusqu’à trois et laisser le moment passer. Souvent, il y a d’autres informations précieuses à venir, que nous manquerions autrement.
2. Mark est non seulement à sonseuil de connaissance, mais se sent coincé, car la solution qu’il a proposée (voir l’épisode 12) n’a pas fonctionné. Denise l’invite à se détendre en signalant que nous sommes impliqués ensemble.
3. Denise utilise ici une astuce générale pour le coach : si nous ne savons pas, nous devons approfondir. J’aime penser à cela comme à une technique de« zoom avant ». C’est comme avec un microscope. Si nous ne pouvons pas voir les détails, nous devons passer à l’oculaire suivant et augmenter la résolution (voir l’épisode 15).
4. La solution proposée par Mark ne fonctionne pas. C’est une situation délicate pour Denise et elle pourrait facilement tomber dans le piège d’offrir des solutions alternatives. Elle quitterait alors son rôle de coach et ôterait l’initiative de Mark. Ou-bien elle pourrait inviter Mark à imaginer d’autres solutions. Cela mènerait bientôt à des tests d’idées par essais/erreurs. Au lieu de cela, elle utilise le cycle du kata d’amélioration pour naviguer. Si une solution ne fonctionne pas, il se peut que nous n’ayons peut-être pas assez bien compris le problème, c’est-à-dire que nous sommes passés trop rapidement à la phase 4 (étape suivante). Denise revient donc à la phase 3 (obstacle + cause fondamentale) pour approfondir l’examen de l’obstacle.
5. Denise aide Mark à effectuer un zoom avant en demandant « Quel est exactement le problème ? ». C’est une question très utile dans la phase 3. Souvent, les coaches qui commencent à pratiquer le kata de coaching passent trop rapidement de « sur quel obstacle travaillez-vous maintenant » à « quelle est votre prochaine étape ». De ce fait, l’analyse des causes fondamentales échoue souvent et nous nous retrouvons avec une étape suivante arbitraire.

Par conséquent, j’ai commencé à inviter les coaches à utiliser la séquence suivante comme kata de démarrage dans cette phase :

• Quels obstacles vous empêchent d’atteindre la condition cible ?
• Sur lequel travaillez-vous actuellement ?
• Quel est exactement le problème ?
• Quelle est donc votre prochaine étape ?
• Qu’en attendez-vous ?
• Comme Marks répond que le problème est très vague, Denise utilise une technique appelée : « Répétez la question et AJOUTEZ le mot clé de la réponse sur laquelle vous souhaitez effectuer un zoom avant ». Cette approche approfondit encore la conversation.

Le « zoom avant » conduit Mark à amener Denise au processus. Sinon, Denise aurait pu ajouter « allons voir pendant que vous expliquez ». C’est une autre variante de‚ si nous ne le savons pas, faisons un « zoom avant », c’est-à-dire que nous allons voir.

Analyse du cycle de coaching de Denis et Mark (2ème partie)

Approches utiles que Denise utilise dans cette section :

1. Denise utilise ici une double astuce, même si elle n’en a peut-être pas conscience elle-même.
   En premier lieu, Denise aide Mark à effectuer un zoom avant à deux reprises en posant la question « Quel est exactement le problème ? »
   Mark : … le câble doit être plus long.
   Denise : … quel est exactement le problème ?
   Mark : … le câble est trop court.
   Denise : … quel est exactement le problème avec… être trop court ?
   Mark : … les gens ont du mal lorsqu’ils branchent le câble.

Denise change alors de perspective et oppose la description du problème « difficulté lors du branchement » à l’état souhaité du processus « branchement avec facilité ».

D’une certaine manière, cela ressemble à la condition actuelle et à la condition cible suivante, juste beaucoup plus petit et à un niveau inférieur, c’est-à-dire un zoom avant. En l’encadrant de cette manière, elle peut maintenant recommencer le kata d’amélioration à ce niveau inférieur et demande donc : « Quels obstacles vous empêchent d’atteindre la condition cible (plus petite) ? ».

Comme notre collègue Emiel van Est l’a déjà fait remarquer, nous pouvons constater ici que le kata d’amélioration est semblable à lui-même, quelle que soit le « zoom ». Je trouve cela très utile lors du coaching. Si quelque chose semble trop gros, découpons-le en ses parties fondamentales et définissons des conditions cibles plus petites à un niveau plus détaillé (inférieur).

Bien sûr, dans notre exemple, Denise le fait dans son esprit et peut même ne pas en être consciente car elle est tellement habituée à adopter l’approche du kata d’amélioration.

En restant encore plus du côté coaching, elle aurait pu emmener Mark dans cette réflexion en lui demandant, par exemple, « Comment le processus devrait-il se dérouler idéalement ? » ou un peu plus précis « Comment les membres de l’équipe devraient-ils être capables de brancher le câble idéalement ? ».

Voici deux questions d’approfondissement utiles pour ce faire :

Zoom sur la condition actuelle : « Que se passe-t-il exactement dans le processus, pour que le problème se produise ? »

Ensuite, développez une toute petite condition cible suivante : « Comment le processus devrait-il fonctionner correctement / idéalement ? »

Inviter l’améliorateur à visualiser semble être très utile à ce stade également. Par exemple, un diagramme ou un organigramme du processus en cours, comparé à un diagramme ou à un organigramme du processus souhaité, facilite beaucoup l’identification des obstacles sur un niveau de zoom plus détaillé.

L’approche consistant à poser des questions sur le processus idéal pourrait également avoir un autre effet secondaire positif. Mark a fait remarquer qu’il ne savait pas quoi faire car la solution au problème qu’il avait proposé ne fonctionnait pas. Il est maintenant quelque peu coincé dans sa façon de penser car il ne semble pas y avoir d’autre option.

Cependant, c’est comme s’il examinait le problème du point de vue de la condition actuelle. En demandant ou en mentionnant l’état idéal, Denise l’invite à examiner le problème depuis l’autre côté. Cela peut sembler drôle, mais j’ai observé cet effet dans de nombreux cycles de coaching. Observer le problème du point de vue de l’état idéal, plutôt que de notre position actuelle, ouvre en quelque sorte la discussion et conduit à de nouvelles pensées. C’est peut-être une version minuscule de la question miracle découlant d’une thérapie centrée sur les solutions et un point de départ utile pour une approche de coaching plus systémique dans des situations où l’améliorateur semble coincé mentalement ou émotionnellement.

2. En réalité, « câble trop court » et « prises trop éloignées » ne sont pas encore des obstacles précis. Cependant, Mark propose une seconde perspective en plus du problème de « câble trop court ». Denise saisit la balle et traite les informations du zoom comme des obstacles. Demander à Mark de les écrire sécurise la nouvelle perspective et donne à Denise un peu de temps pour réfléchir.
   Certes, il existe différentes manières d’utiliser le parc à obstacles. J’aime y voir un livre blanc dans lequel nous pouvons prendre des notes sur les obstacles rencontrés. Il n’est peut-être pas nécessaire de les avoir précisément décrits et évalués pour le moment. Nous pouvons toujours le faire une fois que nous avons choisi un obstacle sur lequel nous allons travailler et que nous le reformulons avec plus de précision dans l’enregistrement des expériences.

3. « Qu’est-ce que cela signifie en termes de données ? » C’est une autre question d’approfondissement universelle pour le coach qui peut être utile à de nombreux moments du cycle de coaching. Il est judicieux de trouver le seuil de connaissance à propos de quelque chose mentionné par l’améliorateur.

La situation à ce stade du cycle de coaching est assez délicate, alors jetons un autre regard.

Denise : « Sur quel obstacle allez-vous travailler ? »

Mark : « Malheureusement, l’ingénierie n’acceptera pas un câble plus long, ce qui laisse seulement la « trop grande distance entre les prises » à traiter. Mais je ne sais pas comment cela pourrait être changé. Je ne peux pas bouger les prises. »

Il serait si facile pour un coach de réagir aux deux dernières phrases de Marks, car elles créent une tension en signalant qu’il s’agit à nouveau d’une impasse. La dernière phrase semble être le seuil de connaissance (je ne sais pas comment cela pourrait être changé), mais il ne serait probablement pas utile de réagir, car il s’agit d’un seuil de connaissance au sujet de la solution. Nous ne sommes pas encore là. Nous n’avons encore pas assez bien compris le problème.

La dernière phrase de Mark est absolue et il est tentant d’y réagir. Cependant, déplacer les prises ne peut être qu’une des solutions, et le fait que ce soit impossible ne signifie pas qu’il n’y ait pas de solution.

En tant que coach, Denise fait un excellent travail en ignorant simplement les deux dernières phrases. Cela demande beaucoup de maîtrise de soi et de pratique. Elle choisit ensuite la partie précieuse de la phrase « distance trop longue entre les sockets » et réalise l’impression cachée dans « trop long ». Cela lui donne l’occasion de sonder le seuil de connaissances avec « Que signifie trop de temps dans les données ? »

Demander des données a un deuxième effet secondaire positif et ne vise pas uniquement à obtenir des données. Après un zoom avant, nous sommes à un nouveau niveau de détail dans le processus. En observant le processus jusqu’à présent, nous n’aurions peut-être pas examiné de si près. Demander des données sur un sujet donné conduit souvent à une nouvelle observation de processus ciblée, ce qui rapproche l’améliorateur des détails du processus, qui révélera souvent des informations utiles.

4. Une fois que le seuil de connaissance est identifié, Denise peut passer à la question 4 et demander une étape suivante. Cependant, Mark se sent mal à l’aise au seuil de connaissance, ce qui est très courant, surtout au début. Il peut donc être important pour le coach de mettre les personnes à l’aise au seuil de la connaissance. C’est ce que Denise essaie de faire avec la première ouverture « Ne t’inquiète pas Mark si tu ne le sais pas ». Elle utilise ensuite la question 4 pour poser des questions sur la prochaine étape, mais fait un ajout utile avec « quelle est la prochaine étape à découvrir ? » Cet ajout garantit que la prochaine étape est exactement au seuil de la connaissance et vise une compréhension plus profonde.

La session a été assez longue, nous allons donc garder le reste pour la semaine prochaine. Vous pouvez trouver la carte avec les questions d’approfondissement que Denise et Jason ont développées ci-dessous. Si vous le souhaitez, vous pouvez l’imprimer et la tester. Il y a plus de questions plus approfondies à ce sujet que nous en avons discutées jusqu’à présent, nous en ferons un suivi dans les prochains épisodes. La semaine prochaine : Découvrez pourquoi le côté gauche de la carte utilisée par Denise est légèrement différent des questions initiales du kata de coaching. De plus, j’espère discuter enfin du multi-outil pour le coach que j’avais promis dans l’épisode 14.