Astuces pour le coach kata – Épisode 20 – Tilo Schwarz

N’avez-vous jamais rencontré une description imprécise, épouvantable d’une prochaine étape. Nous avons tendance à définir les gros morceaux d’action comme une étape suivante pour donner l’impression que nous savons ce que nous faisons et que nous faisons des progrès. Cependant, cela peut conduire à des échéances à long terme avec peu ou pas de connaissances acquises.

En outre, les étapes semblent souvent plus petites qu’elles ne le sont, contenant plusieurs sous-étapes « déguisées ». Il se peut que dans chacune des sous-étapes, nous apprenions quelque chose de nouveau et d’inattendu qui nous impose de changer de cap. Si nous avons convenu d’une date d’échéance éloignée pour notre prochain cycle de coaching en tant que coach, nous serions peut-être surpris du peu de progrès réalisés.

Cet article présente des conseils pour un coaching utile afin de réaliser des étapes délibérées, petites et rapides.

Denise se rend auprès de Joe pour son cycle de coaching quotidien. Son défi général consiste à réduire le temps de cycle dans la chaîne d’assemblage final de la pompe F1200, l’un de leurs principaux produits. La prochaine condition cible établie par Denise et Joe consistait à réduire le temps nécessaire pour assembler le couvercle. Cependant, ces derniers jours, Joe n’avait pas fait beaucoup de progrès.

Ils commencent leur cycle de coaching et Joe explique ce qu’il a découvert en réalisant cette étape : « J’ai regardé comment plusieurs membres de l’équipe fixent le couvercle à la pompe. Tout le monde le fait un peu différemment. De plus, même avec la même personne, le temps nécessaire pour attacher la couverture varie à chaque fois. »

Après que Joe a noté ses découvertes dans l’enregistrement des expérimentations sur le story-board, Denise passe à la troisième question. Elle demande : « Quels obstacles vous empêchent d’atteindre la condition cible ? »« Je ne sais pas », répond Joe, « lorsque les membres de l’équipe montent le couvercle, le processus est différent à chaque fois. »

Denise se rend compte que leur conversation ne progresse pas. Joe est à son seuil de connaissances, mais il en est au même point depuis plusieurs cycles. Comment Denise peut-elle l’aider ?

☞ Faites une pause et réfléchissez : Que feriez-vous maintenant en tant que coach ?

Denise décide de creuser plus profondément : « Que se passe-t-il exactement dans le processus pour que le problème se produise ? » Lorsque Joe lui jette un regard un peu vide, elle précise: « Que se passe-t-il exactement dans le processus lorsque les membres de l’équipe montent le couvercle ? »

Joe décrit grossièrement les différentes étapes pour l’assemblage du couvercle. Denise lui demande de les écrire sur une feuille de papier. Puis elle demande : « Et combien de temps ces démarches individuelles ont-elles pris aujourd’hui ? » « Cela varie », répond Joe. « Globalement, il nous faut entre 30 et 40 minutes pour monter le couvercle », poursuit-il. « Et comment le processus devrait-il fonctionner correctement ? », poursuit Denise.

Joe y réfléchit et répond : « Pour atteindre notre objectif, cela ne devrait jamais prendre plus de 25 minutes. » « Et combien de temps chacune des étapes d’assemblage que vous avez notées devrait-elle prendre pour y parvenir ? », poursuit Denise.

☞ Faites une pause et réfléchissez : Dans les deux derniers paragraphes, Denise utilise plusieurs astuces dont nous avons parlé dans les épisodes précédents. Qui sont-elles ?

Joe réfléchit à cela et prend des notes à côté des étapes de travail sur sa feuille. Il savait combien de temps environ chaque étape nécessite actuellement. Joe les écrit. Sur cette base, il fait une première estimation de la manière idéale de répartir le temps de 25 minutes sur chaque étape. Joe crée une petite table. Sur la gauche sont les étapes de travail. À côté d’eux, temps actuel nécessaire pour chaque étape. A côté de cela, le temps cible pour chaque étape pour atteindre un total de 25 minutes.

Joe calcule plusieurs fois jusqu’à ce que les temps individuels totalisent 25 minutes. Maintenant, il a un premier motif cible avec les temps souhaités pour chaque étape, ce qui ressemble à une condition cible suivante, juste un niveau plus profond.

C’est une bonne façon de « zoomer », pense Denise en reprenant la balle au bond : « Quels obstacles vous empêchent d’atteindre cet objectif ? » Demande-t-elle à Joe. Pour trois étapes du motif, l’écart entre le temps réel nécessaire et le temps souhaité pour l’étape était particulièrement important. Joe a nommé exactement ces trois étapes Obstacles.

Il les écrit dans le parc à obstacles sur le story-board. Puis il en choisit un sur lequel travailler. Denise demande « Et quel est exactement le problème qui fait que cette étape dure 8 minutes ? » « Je ne sais pas ce qui prend autant de temps, alors je dois simplement observer à nouveau », répond Joe. C’est trop imprécis pour la prochaine étape, réalise Denise. Au cours des derniers jours, Joe a souvent rapidement suggéré une autre observation lorsqu’il atteignait son seuil de connaissance. Cependant, ses observations n’ont pas généré de nouvelles connaissances importantes sur le processus. L’observation précise était l’un de ses domaines d’apprentissage réalisa Denise.

E Faites une pause et réfléchissez : Que feriez-vous maintenant en tant que coach ?

C’est l’occasion de tester ma technique de questionnement pour clarifier la prochaine étape, pense Denise. Elle y a pensé il y a quelque temps.

En fait, l’idée lui était venue lors d’un séjour de ski au printemps. Denise avait engagé un moniteur privé de ski pendant une journée pour améliorer ses compétences en ski sur poudreuse. Après avoir identifié ses domaines d’apprentissage, il lui avait donné des conseils. Ensuite, ils étaient allés faire quelques essais. Avant chaque pratique, le moniteur de ski avait posé la même question : « À quoi êtes-vous attentif lors de cet essai ? » Au début, Denise avait trouvé cela un peu exténuant, mais cela l’avait aidée à se concentrer énormément.

Denise demande à Joe : « Comment allez-vous procéder pour faire l’observation ? » Joe réfléchit un instant avant de répondre « Je vais me concentrer sur cette étape d’assemblage et la regarder pendant que la même personne l’exécute plusieurs fois. » « Et que voudriez-vous observer exactement ? » continue Denise. « J’aimerais observer quelles étapes la personne effectue et combien de temps chacune d’elles prend. »

Denise approfondit : « Et que voudriez-vous mesurer ? » Joe pense de nouveau : « La durée de chaque étape bien sûr » il fait une pause, « mais cela ne suffit pas, je dois aussi mesurer la variation de chaque étape. Ensuite, nous obtenons une image très claire de l’état des problèmes. »

Denise est ravie de la qualité de ses questions pour clarifier la prochaine étape. Elle décide de poser une dernière question : « Comment allez-vous documenter cela ? » Joe réfléchit un bon moment et suggère ensuite ce qui suit: « Je vais rassembler les temps dans une table. À partir de cela, je peux faire un graphique avec une barre pour chaque étape représentant le temps observé le plus court et le plus long. Nous pouvons alors voir d’un coup d’œil où se trouvent les temps les plus longs et les fluctuations les plus importantes. »

C’est génial, pense Denise. Maintenant, Joe avait défini une prochaine étape très précise. Il note l’étape et ses attentes dans le compte rendu d’expérimentation. Denise et Joe conviennent de se revoir le lendemain.

De retour au bureau, Denise note les quatre questions qu’elle a utilisé pour spécifier la prochaine étape comme nouvelle astuce dans son cahier.

Coaching pour une prochaine étape précise :

• Comment allez-vous procéder pour [faire cela]* ?
• Qu’aimeriez-vous observer exactement ?
• Que voudriez-vous mesurer ?
• Comment allez-vous documenter cela ?

*Vous pouvez également insérer un mot ou une partie de la phrase tirée de la réponse des améliorateurs. Voir la technique « Marcher  » dans l’épisode 18.

Exemple : Comment allez-vous procéder pour faire l’observation ?

La semaine prochaine : nous discuterons des astuces que Denise a utilisées dans son cycle de coaching avec Joe.

_{Traduction : Éloïse Marchand – Christophe Mazenot}