Astuces pour le coach kata – Épisode 8 – Tilo Schwarz
Cet article décrit une check-list utile pour définir une bonne condition cible.
Pour les nouveaux lecteurs : Chaque semaine, je partage des conseils pratiques sur le coaching avec le kata de coaching. Cet épisode est le numéro 8 d’une série d’articles sur Denise, qui occupe son premier poste de direction en tant que responsable de département chez PowerPump Inc. Denise a l’intention de développer son équipe par le biais du coaching. Lisez l’épisode 1 pour entrer dans l’histoire.
Récapitulatif du dernier épisode : Denise déjeune avec Jason, responsable de l’administration des ventes. Ils discutent de la manière de définir les conditions cibles pour les processus administratifs. (Lisez l’épisode 7 pour le début de leur discussion).
« C’est génial, » répondit Jason. « Si nous atteignons un taux de traitement le jour même de 100% pour nos devis dans les deux étapes du processus, le délai de préparation est de deux jours. Si l’équipe des finances s’efforce d’atteindre le même objectif pour ses étapes, nous aurions un délai total de trois jours. C’est exactement là où je veux aller ».
Denise pense à la check-list avec les 7 points qu’elle utilise pour définir une condition cible.
- Défi global : dans le cas de Jason, ce serait : Atteindre un délai de 3 jours pour toutes les offres de tarification de projet d’ici six mois.
- Processus ciblé : il s’agit du processus de tarification dans l’administration des ventes ou, si Jason souhaite le décomposer davantage, une seule des deux étapes du processus dont son équipe est responsable.
- Indicateur d’impact : Il s’agirait du taux de traitement le jour même du processus ciblé.
Les points (4) et (5) de sa check-list étaient des conditions générales, telles que le budget et la qualité, et la date d’échéance de la condition cible. Jason pourrait les définir. Ce qui manquait encore étaient :
- le modèle de processus souhaité et surtout
- un indicateur de processus à cycle court et facile à mesurer.
Denise suggère à Jason de se concentrer sur l’une des deux étapes du processus, d’observer la condition initiale et de dessiner un diagramme pour les sous-étapes requises. À partir de là, il devrait pouvoir reconnaître ce qui influait le plus sur le taux de traitement le jour même.
Denise a donné quelques exemples : « Le taux de traitement le jour même peut être influencé par le travail supplémentaire nécessaire lorsque les informations sur les détails techniques du projet sont manquantes ou erronées, par des interruptions ou par une sous-étape très complexe. Selon ce à quoi vous allez vous intéresser, cela va définir votre indicateur de processus. Dans les exemples que je viens de donner, il s’agit du nombre d’éléments d’information manquants, du nombre d’interruptions ou de la charge de travail requise pour l’étape la plus compliquée du diagramme en minutes. »
Jason était enthousiaste. Il voulait commencer immédiatement et a promis de partager ses expériences avec Denise dans les prochains jours.
Après le déjeuner, Denise a rencontré Joe pour la séance de coaching convenue. Elle était curieuse de savoir ce qu’il avait trouvé. En ce moment, ils travaillaient sur un obstacle dans l’assemblage du piston. Pour certains types de pompes, il arrivait souvent que le piston se coince. Joe souhaitait découvrir à travers une observation du processus quelle en était exactement la cause. Au cours de la séance de coaching, Denise a découvert que Joe n’avait pas encore effectué cette étape.
« La planification de la production a passé une commande urgente de pompes centrifuges. Avec ces pompes, le problème ne se pose pas. C’est pourquoi je n’ai pas encore pu terminer l’observation du processus », lui dit Joe.
Check-list pour définir une condition cible
Denise décide de passer à la question suivante du kata de coaching. « Quels obstacles vous empêchent d’atteindre la condition cible ? »
« Toujours pareil », répond Joe en montrant le parc à obstacles. « En outre, je ne peux pas observer le problème des pistons qui se bloquent pour le moment », en ajoutant ce nouvel obstacle dans le parc à obstacles.
« Sur lequel travaillez-vous actuellement ? » Denise continue. « Les pompes avec le problème du piston ne sont pas encore assemblées », répond Joe. « Et quel est exactement le problème ? » Demande Denise. « Je ne sais pas quand le montage des pompes, avec le problème que je veux observer, est programmé », explique Joe. « Ma prochaine étape consiste donc à parler de planification de la production », ajoute-t-il sans poser de questions. « Et qu’attendez-vous alors ? » Demande Denise. « Je le saurai quand je pourrai effectuer mon observation de processus », répond Joe. Il complète le compte rendu d’expérimentation sur son story-board avec l’étape à laquelle ils viennent de convenir. Ensuite, ils organisent le prochain cycle de coaching pour le lendemain à 10h00.
Après le départ de Joe, Denise reste près du story-board et réfléchit à sa séance de coaching. Elle a utilisé les questions du kata de coaching, mais Joe n’a pas vraiment progressé aujourd’hui vers son objectif. Cela arrive assez souvent, Denise réfléchit et commence à feuilleter les vieux enregistrements d’expérience, un peu confuse.
La semaine prochaine : Lisez à propos d’un truc que Denise propose pour se concentrer sur les progrès.
Traduction : Éloïse Marchand – Christophe Mazenot