Astuces pour le coach kata – Épisode 12 – Tilo Schwarz

Cet article décrit une méthode que le coach peut utiliser pour évaluer l’approche méthodique des améliorateurs.

Récapitulatif du dernier épisode :
En se basant sur les trois types d’expériences, Denise a découvert une nouvelle astuce. Cela l’aide à comprendre le type de démarche que ses améliorateurs doivent faire dans une situation spécifique d’un point de vue systématique. Elle appelle cette méthode « la boule de cristal des diseuses de bonne aventure ».

(Lire l’épisode 11 pour plus de détails – les nouveaux lecteurs consultent les notes ci-dessous)

Denise quitte son bureau pour rencontrer Mark pour son premier cycle de coaching aujourd’hui. Elle est un peu en retard et, en arrivant au story-board, elle voir que Mark l’attend déjà.

Je lui fait perdre son temps, pense-t-elle. En tant que coach, je devrais toujours être là à l’heure ou un peu en avance. Elle décide de noter cela dans son « manuel de management personnel » de  retour à son bureau. Elle salue Mark et ils commencent leur cycle de coaching.

Les trois premières phases se déroulent sans heurts. Aujourd’hui, Mark a l’intention de se concentrer sur un nouvel obstacle. Les membres de l’équipe ont souvent du mal à brancher l’un des câbles sur la carte contrôleur de la nouvelle pompe.

Denise demande : « Quelle est donc votre prochaine étape ? ». « Je pense que le câble est tout simplement trop court. Je vais parler à Rosalyn des achats pour savoir si nous pouvons obtenir un câble plus long du fournisseur. »

> Faites une pause pendant un moment et réfléchissez : quelle est votre première pensée à propos de la réponse de Mark ?

Nous sautons aux conclusions, pense Denise. Elle pense à son truc avec « la boule de cristal des diseuses de bonne aventure » et l’utilise pour évaluer la situation. Quel type d’expérience devrions-nous faire maintenant, se demande-t-elle. Type deux, je suppose. Nous avons un obstacle, mais la cause première est inconnue. Quel type d’expérience Mark propose-t-il ? Il est sur le point de mettre en œuvre un changement. C’est donc l’expérience de type trois. Je pourrais le laisser courir vers ça. Toutefois, il s’agirait davantage d’une approche empirique, mais il serait trop risqué de modifier immédiatement la longueur du câble. Il peut y avoir une raison technique pour laquelle le câble est tel qu’il est. Je suppose que je dois empêcher Mark de mener cette étape.

> Faites une pause un instant et réfléchissez : que feriez-vous maintenant en tant que coach ?

Denise demande à Mark « Pourquoi pensez-vous que le câble est trop court ? » « Parce qu’il s’agit de notre tout dernier modèle de pompe HX100, la production a commencé il y a trois semaines. Je suppose que l’ingénierie vient de concevoir le câble trop court, ce qui est déjà arrivé. Je vais donc parler à Rosalyn de la possibilité de demander au fournisseur de produire le câble plus long de 3 pouces. Pas la peine de déranger nos collègues de l’ingénierie avec ça. »

> Faites une pause et réfléchissez : Comment réagiriez-vous en tant que coach maintenant ?

« Je pense que nous sautons aux conclusions ici. Comment pouvons-nous enquêter plus en profondeur d’abord ? » Denise éclate. « Si vous voulez, je pourrais demander aux ingénieurs pourquoi ils ont conçu le câble si court et si nous pourrions le rendre plus long », répondit Mark sèchement. « Mais c’est vraiment une étape inutile. Le câble court est simplement un défaut de conception. » Denise se rend compte qu’elle lui a retiré l’initiative, ce qui démotive Mark. Cependant, il est trop tard. Ils se mirent d’accord sur le fait que la prochaine étape serait pour Mark de parler à Joyce, du service technique, pour savoir s’il y a un problème à rallonger le câble.

En route vers son prochain cycle de coaching avec Joe, Denise continue de penser à sa conversation avec Mark. Cela s’est définitivement mal passé aujourd’hui. Qu’est-ce que j’ai raté ? Qu’est-ce que j’aurais pu faire différemment ? Peut-être ai-je raté le seuil de connaissance de Mark et posé la mauvaise question ?

Entraînement pour le coach : Revoyez la conversation de Denise et Mark. Qu’est-ce qui, d’après vous a mal tourné ? Qu’auriez-vous fait différemment dans la situation de Denise ? Vous voudrez peut-être écrire vos observations et vos idées.

Après ses cycles de coaching et sa réunion du matin avec les autres chefs de département et David, leur patron, Denise retourne à son bureau. Elle s’assoit et commence à récapituler et à écrire la conversation du cycle de coaching avec Mark ce matin, phrase par phrase. Soudain elle s’arrête. Qu’est-ce que Mark a dit ? « Je pense que le câble est tout simplement trop court. »

« Je pense », c’est là que se trouvait son seuil de connaissance. Alors qu’est-ce que j’ai demandé en retour, Denise essaie de se souvenir ? « Pourquoi le pensez-vous ? » Cela lui a fait défendre sa pensée et a renforcé son hypothèse, réalisa-t-elle. Cependant, qu’aurais-je pu faire différemment ?

Denise se souvient de son vieux truc « s’arrêter au rouge, passer au vert » (voir l’épisode 2 pour les détails) Au seuil de connaissance, nous ne devrions pas avancer, mais passer à l’étape suivante pour le savoir. Cependant, quelle aurait été la prochaine étape logique, une étape suivant une approche plus scientifique plutôt que d’utiliser des essais et des erreurs ? Et pour savoir quoi exactement ?

Denise jette un coup d’œil à l’affiche avec les quatre étapes du kata d’amélioration qu’elle a installé dans son bureau, mais cela ne semble pas l’aider. Nous sommes dans la quatrième phase, en train d’expérimenter vers la prochaine condition cible, pense-t-elle. Cependant, quelles sont les étapes correctes lors de l’expérimentation, se demande Denise. Elle pense à PDCA ou PDSA (Plan Do Study Act) comme elle aime l’appeler. Eh bien, nous devrions planifier la prochaine étape pour le savoir, puis le mener à bien. Mais quelle étape ? J’ai besoin d’une image plus détaillée pour l’approche du kata d’amélioration, réalise Denise. Elle sort le cahier qu’elle appelle son « manuel de management personnel » et commence à dessiner.

Denise examine en détail les étapes à suivre lorsqu’elle applique à plusieurs reprises l’élément 4 du kata d’amélioration, qui consiste à effectuer des expériences pour se rapprocher de la prochaine condition cible.

Elle dessine rapidement « Comprendre la direction » en haut à droite de sa page, un cercle pour la condition initiale en bas à gauche, un autre cercle pour la « condition cible suivante » au milieu. À chaque étape, nous obtenons une nouvelle condition réelle, Denise réfléchit et trace un autre cercle sur sa page.

Ensuite, nous devons trouver des obstacles et en choisir un à résoudre. Elle continue sa pensée. C’est à ce moment-là que nous devons creuser plus profondément le seul obstacle pour comprendre la cause fondamentale. Elle écrit « 1 obstacle » et « cause racine » un peu plus loin dans la page.

Une fois que la cause réelle est claire, nous pouvons formuler une hypothèse sur la manière exacte dont le processus doit procéder pour éliminer la cause. Sur cette base, nous examinons généralement la manière dont l’hypothèse peut être testée expérimentalement à l’étape suivante.

Denise écrit : « Planifier la prochaine étape ». Peut-être faudrait-il « planifier la prochaine étape et les attentes », poursuit-elle. Cela pourrait être un excellent moyen de distinguer si quelqu’un proposait véritablement une expérience basée sur une hypothèse ou faisait simplement une hypothèse et entreprenait des essais et des erreurs. Denise ajoute ceci à son dessin.

Ensuite, bien sûr, nous menons l’expérience. Denise ajoute «réaliser l’expérience » à son dessin, qui ressemble maintenant à un demi-cercle. Ensuite, nous pouvons revenir avec le résultat de l’expérience. Elle écrit « résultat » sur son papier.

En réalité, le résultat n’est pas suffisant, réalise Denise. Il devrait également y avoir une conclusion. Quelque chose que nous avons appris en relation avec nos attentes et une conclusion de notre expérience. C’est pourquoi la question du coach était « qu’avez-vous APPRIS en réalisant votre dernière étape ». C’est aussi pourquoi elle était souvent insatisfaite lorsque ses améliorateurs, Mark et Joe, répondent « ça a fonctionné », réalise Denise.

Avec chaque expérience, nous avons une nouvelle condition réelle ; elle continue ses pensées et termine son petit croquis avec une flèche vers « conditions réelles » au milieu de la page. Elle regarde le dessin qui a formé un cercle complet maintenant.

Le cycle du kata, pense Denise. Pour la première fois, elle a une image détaillée de leur approche lors de la réalisation du kata d’amélioration. C’est bien pour expliquer le kata d’amélioration à d’autres, pense Denise.

Elle examine le cercle de plus près et remarque qu’il pourrait également être utile de décrire certains comportements typiques. Souvent, Mark et Joe coupent le cercle. De 12 heures « Conditions réelles » à 6 heures « Effectuer une expérience ». C’est l’approche « Just Do It » qui lui passe par la tête. Mettez immédiatement en place une mesure, concentrez-vous sur la lutte contre l’incendie, plus il y en a mieux c’est, au lieu d’enquêter plus en profondeur sur l’état actuel et les obstacles.

Puis elle remarque le motif suivant. Avoir à l’esprit une prochaine étape dès le départ sans décrire précisément l’obstacle ni en comprendre la cause fondamentale. C’est l’approche consistant à « tirer des conclusions », pense Denise.

Puis un troisième schéma lui vient à l’esprit. Présenter simplement le résultat de l’étape, c’est-à-dire que cela ait fonctionné ou non, sans constat ni apprentissage. « Essaie juste un peu plus », était l’état d’esprit qu’elle réalisait souvent, sans prendre le temps de la conclusion et sans apprendre vraiment pas à pas. Le cycle de kata pourrait être un excellent outil de navigation pour le coach, réalise-t-elle. Si elle gardait à l’esprit le cycle du kata lors de ses séances de coaching, elle pourrait facilement reconnaître si un de ses agents d’amélioration ne suivait pas le kata d’amélioration.

Cependant, comment cela aurait-il aidé son cycle de coaching avec Mark ce matin, se demande Denise ?

La semaine prochaine: Découvrez comment Denise utilise le cycle de kata et comment Mark se bloque après avoir parlé à Joyce de l’ingénierie du câble court.

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_{Traduction : Éloïse Marchand – Christophe Mazenot}